Скажите "нет" поглотителям времени!

Не отредактированные кусочки моего семинара по управленческой борьбе! ;)

Поглотители времени

Время является одним из невосполнимых источников человеческих ресурсов. Если другие ресурсы мы научились заменять или стремимся к этому, то управление (экономия) временем еще только вначале своего развития. К сожалению, понимать ценность времени начинают редко раньше 30 лет (по крайней мере у меня и моих знакомых так). Если попытаться систематизировать время, то условно его можно разделить на три составляющие:

• рабочее время,
• личное время,
• время для близких ("семейное время").

Человеко-часы являются одним из показателей Вашей работы, успешности и т.д. Любое время служит интересам его обладателя, но в определенных случаях Ваше время становится целью другого индивида. Ведь когда Вам не хватает ресурсов, то Вы ищите, где их достать. Ваше время может стать, чьим то ресурсом в рамках Вашей работы или добровольного (позитивного эмоционального) обмена/общения.

Конкуренция за время породила определенные типологии и методики, которые позволяют менеджеру начать планировать свою деятельность и осуществлять контроль за деятельностью других.

Несмотря на появление различных методологий, практик личного развития и управления персоналом, основные проблемы современного менеджера не изменились за последние 100 лет. Одна из ключевых проблем это слабое развитие личностной сферы (хобби, увлечения и т.п.) или совпадение зон работы и личного времени. Причем мы не говорим о редких случаях, когда хобби становится любимой работой и т.п., а имеем ввиду ситуацию, когда работа стала "детской песочницей". Местом, где мы реализовываем все свои социальные амбиции, коммуникации и общение в ущерб работе. Когда работа становится "всей жизнью".

Стоит отметить, что мы говорим о крайних поляризованных случаях доминирования  "работы" над остальными сферами жизнедеятельности индивида, что наблюдается практически в каждом коллективе.

Некоторое время подобная практика даже дает некоторые преимущества (больше работает, выполняет больше заданий), но потом происходит профессиональное выгорание, деформация личности и длинная череда неврозов и психологических проблем (социальная и организационная психология активно изучает данную проблематику). Ограниченная социальная группа общения (работой) начинает подминать под себя (как система) индивидуума, изменяя его личностные установки групповыми.

Вхождение в группу порождает у индивида серию моделей (эпидемия "ничегонеделания", через определенное время заболевают окружающие) "активного отдыха на работе", т.к. у него крайне слабо развита личная жизнь. Здесь он борется со своими оппонентами, обменивается слухами, ходит поболтать с коллегами и знакомыми, посидеть в интернете, и в итоге становится профессионалом в поглощении чужого времени.

В тайм-менеджменте есть два термина: "поглотители времени" и "ловушки времени".

"Поглотители времени" называют "хронофагами" (от греческого) - любые отвлекающие объекты/процессы, в которых вы принимаете активное или пассивное участие, мешающие и отвлекающие от основной деятельности (работы и других запланированных дел) и ведущие к  неэффективному использованию времени. Одним из основных способов выявления "хронофагов" является хронометраж - изучение затрат времени путем фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий.

"Поглотители времени" могут быть одушевленными или неодушевленными. Одушевленные (например, коллеги с досужими разговорами, друзья с пустыми звонками, заказчики, любящие поболтать и т.д.) чаще встречаются у ряда профессий фронт-офиса и у руководящего состава. Неодушевленные (компьютерные игры, телевизор и др.) чаще встречаются у сотрудников бэк-офиса, ит-подразделений и у топ-менеджеров.

Примеры:

·         Нечеткая/неясная постановка цели.

·         Отсутствие системы приоритетов в делах.

·         Попытка слишком много сделать за один раз.

·         Отсутствие достаточного представления о предстоящих задачах и путях их решения (неясные ожидания руководителя).

·         Плохое планирование рабочего дня.

·         Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол (у меня просто вечная свалка на всех рабочих столах на работе/дома), неэффективное хранение документов и другой информации.

·         Недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать "нет".

·         Отрывающие от дел телефонные звонки, письма и разговоры с коллегами.

·         Неполная и/или несвоевременная информация, ведущая к необходимости "тушить пожар".

·         Отсутствие самодисциплины, неумение довести дело до конца, потеря интереса к проекту.

·         Неэффективные совещания.

·         Синдром "откладывания".

·         Желание знать все детали, прежде чем действовать

·         Спешка, нетерпение.

·         Редкое делегирование (или его отсутствие), недостаточный контроль за выполнением того, что делегировано.

·         Слишком частые поездки.

·         Дела, которые можно решить по телефону, переносятся на личную встречу.

·         И т.д.

"Ловушки времени" - это такие ситуации/процессы, ограниченные по времени, когда индивид выполняет либо ненужную, неважную работу, либо задачу, неправильно сформулированную.

Примеры:

·         Постановка недостижимой цели.

·         Постановка ложной цели.

·         Неправильная постановка правильной цели.

·         Неправильное планирование.

·         Неэффективное делегирование полномочий.

·         Кризисные ситуации (ситуации «тушения пожаров»).

Стоит отметить, что увлекаться борьбой с "хронофагами" и "ловушками" тоже особо не стоит. Хороший менеджер должен знать свои слабые и сильные стороны, используя их в работе. Те же разговоры или приятельское общение на работе необходимо для поддержания профессиональных социальных отношений. Важным отличием является, что в правильной ситуации Вы выбираете, на что и как тратить свое время (болтовня и т.п.), а в неправильной – теряете свое время (выбор был не за Вами).

Например, многочисленные исследования показали, что 35% времени в интернете сотрудники компаний тратят на личные интересы. Борясь с этим, запрещая "Одноклассники", ICQ и т.п., руководство получает частые перекуры и "чайные посиделки". В процессе эффективного управления личным рабочим временем и контролем над работой сотрудников важно соблюдать баланс и выстраивать систему таким образом, что бы подчиненный в своих приоритетах поставил работы выше "личного досуга на работе". А это, как правило, сложнее, чем напечатать письменный запрет на различные деяния.

Умение говорить "нет"

Умение говорить "нет" сложный социальный навык. В нашей стране, где десятилетиями избегали индивидуализма и поощряли групповое мышление, где в школах учат, что у задачи бывает только одно правильное решение, очень сложно научиться говорить "нет". Очень сложно говорить "нет", что бы его восприняли без негативных последствий. Желание защитить окружающих от негативных эмоций определяет наше поведение. Позиция "Мы в глазах других" часто кажется важнее позиции "рационального использования времени". Пытаясь удовлетворить все пожелания, мы пытаемся быть «всем для всех». В маркетинге, как и в личных отношениях это приводит к крайне негативным последствиям.

В организации говорить "нет" еще сложнее, т.к. мы должны учитывать ряд дополнительных параметров: кто просит, что просит, для кого просит, что я могу получить или не получить в случае согласия/отказа и т.д. В итоге не будет ни одного коллеги, довольного Вашими действиями, и Вы потеряете контроль над своим временем и пространством. В большинстве случаев мы говорим "да", рассчитывая на "авось" или "потом как-нибудь сделаем", или сделаем все "как надо" за счет "личного или семейного времени".

Перед тем, как определиться с ответом на какой-либо "запрос Вашего времени", необходимо определить источник запроса (кто запрашивает: коллега, начальник, главный начальник, подчиненный, клиент и т.п.), затем проанализировать риски и выгоды данного запроса (что хочет, что нужно сделать и т.п.), определить собственные ресурсы и приоритеты, и только потом давать ответ.

В ситуации, когда ответ нужно давать "здесь и сейчас" необходимо взять короткую паузу: предложить дать ответ через какое-то время, либо выиграть 20-30 секунд сверяясь со своим расписанием или уточняя что-то у сотрудников (на самом деле Вы проводите экспресс-анализ "запроса").

Желание отказать и страх перед отказом, трансформируют часто любой ответ на запрос в генерирование различных причин, почему Вы бы:

• "готовы сделать это, но по независящим от Вас причинам не можете"; 
• "готовы сделать это, но для этого Вам нужно то-то и то-то" (например, оформить документально "запрос"); 
• "этот вопрос нужно обсудить с Вашим начальством, которое поставило Вам другие задачи в приоритет"; 
• "Простите, но сейчас я не могу это сделать"; 
• "Как-нибудь в другой раз, давай вернемся к этому вопросу через пару дней, если ты так и не успеешь это сделать"; 
• "Спасибо, что спросили, но я не смогу вам помочь"; 
• "Мне кажется, вам лучше обратиться за помощью к кому-нибудь другому/такому то"; 
• "Возможно, потом"; 
• Просто "Нет"!

Например, в нашей компании, мы создали "вопросник" по ряду направлений, по которым вынуждены часто говорить "нет". Изложили условия сотрудничества, которые объясняют наше "нет" и опубликовали на сайте компании. Теперь, что бы не терять на "нет"-общение 10-30 минут, мы просто отсылаем к нужному разделу сайта, где определены условия сотрудничества.

Фактически нужно выстраивать со своими подчиненными такой стиль работы, когда они приходят не только с проблемой, но и с вариантами ее решения. Если они не способны на это, то достаточно их просить вести переписку по почте или сказать, как они готовы это решить (кратко). И конечно важно говорить "Да", но только когда это Ваше "Да", а не реакция на стрессовый фактор "отказа".