Эми Галло: "4 главных мифа о тайм-менеджменте"

Эми Галло (Amy Gallo) — редактор
Harvard Business Review.

Я не знаю людей, которые бы не пытались успеть больше сделать в рабочее время. Как успевать отвечать на все письма? Как успевать работать, когда целый день идут совещания? Как справляться со списком дел, который постоянно растет? Как найти время хотя бы на составление этого списка?

Что еще хуже, люди многое не понимают о том, что такое тайм-менеджмент и как его организовать. Давайте посмотрим на несколько распространенных представлений и поймем, насколько они верны.

1. Главное — это управление временем? Нет

Само выражение "тайм-менеджмент" некорректное, говорит эксперт по производительности Джордан Коэн, автор книги Make Time for the Work That Matters. По его словам, мы "должны перестать называть это тайм-менеджментом. Дело не во времени, а в том, насколько вы продуктивны". Это как с диетой: можно сидеть на какой угодно диете, но это само по себе не означает, что вы станете здоровее. И можно тщательно следить за своим временем, внедрять техники управления электронной почтой, но это само по себе не сделает вас производительнее.

Тереза Амабиле, профессор Гарвардской школы бизнеса, которая изучала тысячи рабочих дневников людей, описывающих свои трудности со временем и выполнением дел, говорит, что вопрос скорее в управлении вашей общей загрузкой. Многие менеджеры берут на себя слишком много. "Если не следить за тем, сколько обязательств вы принимаете, не поможет никакой тайм-менеджмент", — говорит она. Это может быть организационная проблема — многие менеджеры перегружают своих подчиненных, — но Амабиле уверена, что большинство профессионалов в состоянии лучше контролировать свою загрузку, чем им кажется. "Можно отказываться, можно договариваться", — говорит она. Коэн согласен: "Ваш график не полностью принадлежит вам, но вы можете выбирать, что делать и как с этим управляться".

2. Нужно только найти правильную систему или подход? Неверно

Teresa Amabile

"Система — хорошо, но этого мало, — говорит Амабиле. — И то, что помогает одному человеку, например, потратить полтора часа в начале дня на сосредоточенный труд, не обязательно поможет другому". Нужно постоянно экспериментировать с этими методиками, пробовать разные подходы, задавать показатели измерения успеха, выделять время на эксперименты, а также привлекать кого-то еще, начальника или коллегу, чтобы помочь вам оценить, действительно ли эта методика работает.

3. Нужно потратить время на перемены? Верно лишь отчасти

Одна женщина рассказала мне, что для нее главной проблемой было найти время, чтобы внедрить эти самые правила тайм-менеджмента. У нее не было даже дня, который можно было бы этому уделить. Амабиле говорит, что это на самом деле не обязательно: "Малые перемены дают большой эффект. Лучше начать с нескольких мелких изменений. И если у вас каждый день будет появляться некоторое дополнительное время на размышления, это уже успех. Даже если это всего 20-30 минут".

Впрочем, все зависит от вашей ситуации и степени отчаяния. Амабиле рассказывает о женщине, которая решила потратить свой недельный отпуск на то, чтобы пересмотреть свой подход к работе и снизить стресс. "Ей казалось, что все выходит из-под контроля, и она решила сделать себе такой подарок. Но это экстремальная мера в экстремальной ситуации".

4. Только вы сами можете все исправить? Верно лишь отчасти

Действительно, никто другой больше не отвечает за вашу производительность. Но и Коэн, и Амабиле замечают, что исправить ситуацию нельзя в одиночку. Если в вашей компании все время требуют немедленной реакции на запросы и поручения, трудно заниматься тайм-менеджментом самостоятельно. Организация сама неосознанно ставит перед вами множество барьеров, мешающих нормально выполнять работу; среди них — невнятные стратегии и сложные процессы, говорит Коэн.

Если в вашей компании все примерно так же, Амабиле советует попытаться изменить корпоративную культуру. Ставьте вопросы вроде: "Как мы в целом можем стать более продуктивными?" Это тоже ваша ответственность — давить на руководство, чтобы эти вопросы решились.

Для одинокого профессионала контроль над загрузкой и графиком — тяжелейшая проблема. Но если вы хотя бы понимаете разницу между расхожими суждениями об эффективности и реальными решениями, это уже шаг в нужном направлении.

Оригинал: blogs.hbr.org/2014/07/4-things-you-thought-were-true-about-time-management/

Сцылко: http://ideanomics.ru/?p=2491